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iPad Einsatz im Stadtrat

Ein Stadtrat am Tablet.

Eine Stadt spart durch den Einsatz von iPads Papierseiten im sechsstelligen Bereich.

Der Stadtrat in Neuburg an der Donau hatte eine glänzende Idee. Man plante, die Sitzungen des Gremiums und seiner Ausschüsse von Papier auf digitale Medien umzustellen. Dadurch sollten die Recherchemöglichkeiten in den Unterlagen verbessert, Kosten eingespart und ein Beitrag zum Umweltschutz geleistet werden. Nach den Kommunalwahlen 2014 war es dann soweit. Der neugewählte Stadtrat setzte den Plan in die Tat um.

Ein Schritt in die Zukunft.

Dirk Stemme, der mit dem Projekt betraute EDV-Leiter der Stadt Neuburg, erklärt den bis dahin gültigen Status Quo: „Bisher erhielt jedes Stadtratsmitglied eine Einladung zur Sitzung, inklusive einer Beschreibung der Tagesordnungspunkte, einer Sachdarstellung der jeweiligen TOPs und einem Beschlussvorschlag. Danach wurden zusätzlich die Protokolle mit den Beschlüssen ebenfalls an jedes Mitglied verschickt.“ Das sollte in Zukunft also papierlos und digital von Statten gehen. Stemme wandte sich für die Lösung des Problems an den ortsansässigen Apple Premium Service Provider Remus Datentechnik GmbH, bei dem man bereits vorher verschiedene Apple Produkte erworben hatte. Nach eingehender Beratung entschloss man sich für den Einsatz des iPad Air der neuesten Generation mit 32 GB. Alle 30 Gremiumsmitglieder einschließlich des Oberbürgermeisters wurden mit einem Apple Tablet ausgestattet.

Eine Fülle neuer Möglichkeiten.

Sämtliche Unterlagen, die man für die Stadtrats- und Ausschusssitzungen benötigt, inklusive der Protokolle und Beschlüsse, werden nun in einer Datenbank gespeichert und über einen verschlüsselten Serverzugang automatisch beim Start auf den iPads der Stadträte aktualisiert. Die auf den iPads installierte ratsinfo-App verwaltet alle Daten und ermöglicht ebenfalls den Offline-Zugriff. Auch die Qualität der Dokumentation hat sich verbessert, denn Unterlagen wie zum Beispiel Baupläne oder Fotos können jetzt ganz einfach recherchiert werden und stehen sogar farbig zur Verfügung. Schon vorher wurden die Inhalte der Sitzungen per Beamer im Sitzungssaal projiziert, damit sie von allen Teilnehmern eingesehen werden konnten. Jetzt ist es sogar möglich, dass ein Stadtrat seine persönlichen Unterlagen von seinem iPad über Apple TV auf den Projektor streamt, was die Kommunikation deutlich verbessert.

Sicherheit als Konzept.

Dass für dieses Projekt konkret iPads und keine anderen Tablet Computer zum Einsatz kamen, ist kein Zufall, denn ein wichtiger Aspekt bei der Umsetzung des Plans war die Datensicherheit. „Für unser Vorhaben kommt uns das Sicherheitskonzept der iOS-Plattform sehr entgegen,“ bestätigt Dirk Stemme. Das iPad Betriebssystem verfügt nämlich über eine effektive Geräteverschlüsselung, bietet individuelle Datenschutzeinstellungen und schließlich garantieren Softwarekauf und -update über den von Apple geprüften App Store höchste Sicherheit für die sensiblen Inhalte des Neuburger Stadtrates. Da kann kein anderes Tablet mithalten. Zusätzlich verfügen die Datenbank und der Server über eine Verschlüsselung und runden somit das Sicherheitssystem ab.

Der Erfolg spricht für sich.

Die Einsparungen, die durch die Digitalisierung erreicht werden konnten, sind enorm. Um sie einigermaßen beziffern zu können, hat man in Neuburg anhand zweier Gremien errechnet, wie viele der im Jahr 2015 digital versendeten Seiten nun nicht mehr als Papier ausgedruckt werden mussten. Für den Stadtrat waren es überschlägig 50.000 und den Bauplanungs- und Umweltausschuss sogar etwa 57.000 Blatt Papier. Doch die Einsparungen gehen noch viel weiter, wie Dirk Stemme erklärt: „Hinzu kommen Kosten für die Bereitstellung des Kopierers, sowie Druckkosten und Ausgaben für das Kuvertieren und Zustellung der Sendungen, die jetzt nicht mehr anfallen oder zumindest deutlich reduziert werden konnten.“ Lediglich die Einladungen müssen aus rechtlichen Gründen als schriftliches Papierdokument mit der Unterschrift des Oberbürgermeisters verschickt werden.

Alle Kosten fest im Griff.

Den Einsparungen standen neben den Softwarekosten nur die Anschaffungskosten für die iPads entgegen. Zunächst stellte sich die Frage, ob man die Geräte leasen oder kaufen sollte, wobei zwei Faktoren für die Leasing-Variante über den Apple Financial Services sprachen. Einerseits war man sich klar, dass man aufgrund der zu erwartenden Innovationen bei der iPad Technologie innerhalb der sechsjährigen Legislaturperiode mindestens eine neue Gerätegeneration erwerben wollte, zum anderen wollten die Stadträte zunächst einmal prüfen, ob der Speicherumfang von 32 GB für die sich anhäufenden Datenmengen ausreichen würde. Nach eingehender Beratung mit den Fachleuten der Remus Datentechnik GmbH entschied sich das Gremium im ersten Schritt für einen zweijährigen Leasingvertrag, um danach flexibel agieren zu können. Im zweiten Zug ist eine dreijährige Leasing-Dauer geplant. Somit rundet sich die Umstellung von Papier auf iPad sowohl technisch als auch im Bezug auf die Finanzierung zu einem stimmigen Projekt ab.

Kunde

Stadtrat Neuburg
Neuburg an der Donau

Partner

REMUS Datentechnik GmbH
Gärtnerstraße D103
86633 Neuburg an der Donau

Komponenten

  • iPad
  • iOS

 

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