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Austausch einer gesamten Praxis-IT.

Einmal alles neu für Doktor May.

Die IT der Praxisgemeinschaft Dr. May stand kurz vor dem Kollaps. Doch wie lässt sich die gesamte EDV einer mehr als stark frequentierten Praxis austauschen, ohne den laufenden Betrieb zu stören?

Im oberbayerischen Landkreis Garmisch-Partenkirchen gibt es lediglich zwei Hautärzte. Bei knapp 90.000 Einwohnern und einer Tourismusbranche mit mehr als fünf Millionen Übernachtungen pro Jahr kommt es da schnell zu Engpässen in der ärztlichen Versorgung. 2.500 bis 3.000 Arztbesuche pro Quartal sind es alleine in der Hautarztpraxis Dr. May. Bei solch einem Ansturm ist es selbstverständlich, dass die IT in der Praxis reibungslos funktionieren muss, denn die Behandlung eines Patienten bedeutet nicht nur die Untersuchung, sondern zieht ebenfalls einen weitreichenden Verwaltungsaufwand nach sich: Die Versicherungskarte muss eingelesen, die Untersuchungsergebnisse gespeichert, teilweise die Daten aus den Untersuchungsapparaten direkt in die IT eingespeist und schließlich die Abrechnung über die EDV abgewickelt werden.

Zeit für die nächste Generation.

In der Praxisgemeinschaft von Dr. Tobias May war die IT allerdings in die Jahre gekommen. Zu dem hohen Patientenaufkommen in der Hautarztpraxis gesellte sich außerdem noch die Klientel seiner Ehefrau, die dort als Fachärztin für Plastische und Ästhetische Chirurgie arbeitet. Alles in allem wurde ein Upgrade der IT nötig und sollte in Angriff genommen werden. Claudia Nemeth, die für den Empfang und die Buchhaltung ­zuständig ist, erinnert sich: „Es lief alles nicht mehr so flüssig, der Server kam langsam an seine Grenzen, und es entstand der Wunsch nach einer Telefon­anlage mit einem höheren Leistungsumfang. Also haben wir uns dann zu einer IT-Kompletterneuerung entschlossen.“

Der Profi weiß Rat.

Claudia Nemeth leitete das Projekt auf Seiten der Arztpraxis. Für die technische Umsetzung setzte man sich mit der Oberland IT zusammen. Das IT-Systemhaus aus Garmisch-Partenkirchen ist fester Partner des Vertrauens für derartige Problemstellungen in der Praxis Dr. May. Markus Linderer war seitens der Oberland IT erster Ansprechpartner: „Wir haben nach einer gemeinsamen Ist-Analyse einen Plan für den Austausch der gesamten IT erstellt. Vom Server bis zur Telefonanlage kam alles auf den Prüfstand.“

Der große Wechsel.

Und es gab viel zu tun. Zunächst wurden die Rechner an allen zwölf Arbeitsplätzen in der Praxis ausgetauscht. Außerdem erhielt die Praxis einen neuen Server mit drei SSDs zu je 900 Gigabyte auf denen VMware zur Virtualisierung läuft. Die gespeicherten Daten sind über RAID 5 gesichert, was dem System effektiv 1,8 Terabyte Speicherplatz zur Verfügung stellt. Für das Hauptbackup greift die Arztpraxis auf ein 4-Bay NAS zu, das ebenfalls mit RAID 5 abgesichert wurde. Zusätzlich existiert ein Offsite-Backup im Rechenzentrum der Oberland IT, auf dem nachts eine Datensicherung angefertigt wird. Dort werden die Backups der letzten drei Tage gespeichert, wobei es lediglich darum geht, eine externe Sicherungskopie vorzuhalten, wenn zum Beispiel bei einem Brand die Daten in der Praxis selbst unbrauchbar gemacht werden.

Nie wieder schlechte Verbindungen.

Der erste Kontakt mit einer Arztpraxis findet meist telefonisch statt. Da macht es keinen guten Eindruck, wenn der Patient kaum verstanden wird und man hin und wieder nachfragen muss. Deshalb war ebenfalls eine neue Telefonanlage unumgänglich. Neben den normalen Anschlüssen erhielt Tobias May zwei DECT-Telefone, mit denen er sich frei in der Praxis bewegen kann und überall gut erreichbar ist. Eine besondere Anschaffung waren zwei antibakteriell beschichtete Telefongeräte. Eine weitere Besonderheit ist, dass die beiden Arzttelefone mit einer Notruftaste ausgestattet sind, über die Tobias May auf direktem Weg mit der Rezeption der Praxis verbunden wird. „Wenn ein Patient im Behandlungszimmer zum Beispiel ohnmächtig wird, dann muss er sich nicht lange um den Notruf kümmern“, erklärt Claudia Nemeth. Er kann mit dem Personal am Empfang freisprechen, während er seine Aufmerksamkeit ganz dem Patienten widmet.


Überraschung nach dem Urlaub.

Nun wäre im laufenden Betrieb ein solch radikaler Eingriff in die Unternehmens-IT kaum möglich gewesen. Aus diesem Grund erhielten Linderer und seine Kollegen den Schlüssel für die Praxis, während die Belegschaft geschlossen in den Urlaub fuhr. „Ich war auf Abruf ansprechbar, aber Herr Dr. May verbrachte seine Ferien mehrere Tausend Kilometer entfernt. Der wäre gar nicht erreichbar gewesen“, berichtet Claudia Nemeth. „Drei Wochen hatten wir die Praxis für uns allein – nach drei Tagen waren wir mit dem Projekt durch. Alle Daten waren übernommen, die Geräte getauscht und eingerichtet“ – Linderer ist sich auch im Nachhinein noch der großen Verantwortung bewusst. Sobald nach dem Urlaub die Praxis wieder geöffnet werden sollte, musste alles reibungslos funktionieren. Und das tat es auch. Claudia Nemeth und ihre Kollegen waren begeistert, dass der Betrieb ohne Komplikationen nahtlos aufgenommen werden konnte: „Herr Linderer von der Oberland IT war am ersten Tag noch mit einem weiteren Kollegen vor Ort, für den Fall der Fälle. Aber es mussten nur Kleinigkeiten feinjustiert werden.“ Damit war ein gewagtes Projekt nach akribischer Planung ganz ohne Komplikationen über die Bühne gegangen.

Nun ist die IT in der Praxis Dr. May erst einmal wieder auf dem neuesten Stand. Und wenn es wieder Bedarf für Neuerungen geben sollte, steht der Partner für diese Aufgabe sicher schon fest. „Dann wenden wir uns sicher wieder an die Oberland IT“, resümiert Claudia Nemeth.

Kunde

Praxisgemeinschaft Dr. May
Von-Brug-Str. 13
82467 Garmisch-Partenkirchen

Partner

Oberland IT GmbH
Mittenwalder Straße 2a
82467 Garmisch-Partenkirchen

Komponenten

  • IT-Neustrukturierung 
  • Ist-Analyse
  • Hardware
  • DECT-Telefonie
  • VMWare
  • NAS-Server
  • Backup-Strategie

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