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Effiziente IT: Dokumentenverwaltung und Archivierung

Archivierungslösung für Buchhandlung dreizehneinhalb.

Die Buchhandlung dreizehneinhalb geht moderne Arbeitswege und setzt auf digitale Verwaltung. Comacs bietet dem Team den nötigen technischen Support.

In Zeiten von Hugendubel und Thalia brauchen kleinere Buchhandlungen den richtigen Riecher um sich am Markt zu behaupten. Die Geschäftsführerinnen der jungen Würzburger Buchhandlung dreizehneinhalb haben das verstanden und verfolgen eine außergewöhnliche Strategie. Das Geschäftsführer-Trio setzt in ihrer Erlebnis-Buchhandlung unter anderem auf Ästhetik von Apple und effizienten Support von comacs.

Im März 2005 öffneten die drei Buchhändlerinnen von dreizehneinhalb ihre Türen in der Eichhornstraße 13 ½ in Würzburg. Ihr Corporate Design verbreitet Wohlfühlatmosphäre und lädt zum Schmökern ein. Mehrere iMacs bieten als Arbeitsstationen Durchblick bei der Büchersuche, und gelegentliche Kulturveranstaltungen im Ladengeschäft stellen das i-Tüpfelchen des Ausnahmebuchhandels dar. Auch die Redakteure des Magazins BuchMarkt erkannten diese Einzigartigkeit und zeichneten dreizehneinhalb 2006 als Buchhandlung des Jahres in der Rubrik Newcomer aus.

Auf Erfolgskurs.

Heute, achteinhalb Jahre nach der Eröffnung, werden die Folgen des erfolgreichen Unternehmens im wahrsten Sinne des Wortes sichtbar. Liefer- und Rechnungsdokumente füllen die Büroräume. Eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht vieler dieser Dokumente zwingt die Buchhandlung dazu extra Räume für die Einlagerung anzumieten. Die Papierflut ist vor allem dem Trend zur „Just-in-Time“-Belieferung zuzuschreiben: Viele Einzelbestellungen bescheren dreizehneinhalb ein überdurchschnittlich hohes Aufkommen an Liefer- und Rechnungsdokumenten. 

Neben gestiegenen Mietkosten sieht sich das Personal mit einem erheblichen Zeitaufwand konfrontiert, der durch die Zuordnung der Rechnungsbelege zu den dazugehörigen Bestellungen und Lieferdokumenten entsteht. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch zu Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung. Deshalb suchte Ulla Rottmann, Mit-Inhaberin der Buchhandlung, Anfang des Jahres nach einer technischen Lösung um den Papier-Massen Herr zu werden. Hilfe fand sie bei dem IT-Experten comacs, der nur eine Gehminute von der Buchhandlung entfernt sein Geschäft hat.

Elektronische Ordnung.

Comacs installierte eine elektronische Dokumenten-Langzeitarchivierung auf den Apple Rechnern ihres Kunden und implementierte CM Studios. DMS SERVER für die Verwaltung und die digitale Archivierung von sämtlichen Dokumenten. Ergänzend wurde CM Studio. E-ARCHIVE als elektronische E-Mail Archivierung bei dreizehneinhalb eingeführt. Damit können auch Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen, die per E-Mail eingehen, gespeichert und bearbeitet werden. 

Das Ergebnis ist bares Geld wert. Der Altaktenbestand konnte durch die digitale Archivierung um 50 Prozent gesenkt werden, was wiederum die Mietkosten der Buchhandlung deutlich reduzierte. Zusätzlich bringt das neue System eine Zeitersparnis im täglichen Arbeitsablauf mit sich, was Geschäftsleitung und Kunden gleichermaßen erfreut. Ulla Rottmann von dreizehneinhalb ist außerdem von den Funktionen des neuen Systems überzeugt: „Wir konnten alle praxiserprobten Arbeitsvorgänge eins zu eins digital umsetzen, so dass wir keine organisatorischen Veränderungen vornehmen mussten. Die Software hat sich unseren Arbeitsabläufen nahtlos angepasst und nicht umgekehrt“. 

Der Computerfachmann comacs installierte der Buchhandlung aus der Nachbarschaft eine einwandfreie Software zur Dokumentenverwaltung und Archivierung. Dank reibungsloser Implementierung konnten die Mitarbeiter von dreizehneinhalb ohne einen einzigen Tag Ausfall wie gewohnt ihrem Tagesgeschäft nachgehen. 

Komponenten

  • iMac.
  • CM Studios.

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