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Digitalisierung von Adressdaten

Flexibilität besticht.

B&R Marketing Services bereitet sich mit einer FileMaker Datenbank auf eine Zukunft mit Wachstum und Veränderung vor.

Mit der Digitalisierung von Adressdaten haben sich neue Branchen auf dem Markt etabliert. In den neunziger Jahren begannen erste Dienstleister mit der Aufbereitung solcher Daten für den Massenversand. Einer von ihnen war B&R Marketing Services in Steinheim.
Zunächst beschäftigte sich das Unternehmen mit einfachem Datenmanagement und sogenannten Lettershop Leistungen. Dabei werden Adressen für den Aufdruck auf Etiketten oder Kuverts aufbereitet, Dubletten aussortiert, Plausibilitätsprüfungen durchgeführt und die Adressen für zukünftige Aufträge derselben Kunden verwaltet. Mit der Zeit wurde der Geschäftsführung klar, welches Potential in weiteren peripheren Arbeiten steckt und somit die Produktpalette sinnvoll erweitert. Heute bietet B&R Marketing Services neben dem Lettershop auch Digitaldruck, Buchbinderarbeiten, Lagerung, Logistik, Fulfillment Lösungen, Messe- und Industrieservices an.

Aus eins mach fünf.

Mit wachsendem Geschäftsfeld erweiterte sich auch der Kundenstamm des Unternehmens kontinuierlich und so die damit verbundenen Daten, die für Projektmanagement, Buchhaltung und Kontaktpflege entsprechend verwaltet werden müssen. Bis vor kurzem wurde an dieser Stelle noch mit einer Datenbanklösung gearbeitet, die nicht mehr platzfähig war und in die sich jeweils immer nur ein Mitarbeiter einloggen konnte, was sich aber mit der Zeit als nicht praktikabel erwies. Aufgrund der großen Anzahl von Kunden und der mit ihnen verbundenen Projekte sollte der Zugriff auf insgesamt fünf Mitarbeiter aufgestockt werden. Es musste also eine Netzwerklösung gefunden werden, auf die alle gleichzeitig zugreifen konnten.

Es muss passen.

Der Softwaremarkt ist zwar voll von solchen Lösungen, die es sogar in branchenspezifischen Varianten gibt. Doch es gibt noch weitere Faktoren, die bei der Auswahl des richtigen Produktes relevant sind. Die einen sind zu mächtig und würden die sprichwörtliche Kanone darstellen, mit der auf Spatzen geschossen wird, andere wiederum sind zu unflexibel. Die B&R Marketing Services Geschäftsführer Bitterlich und Rüdiger wollten neben der Installation einer passgenauen Software auch in die Zukunft investieren und fanden beim IT-Systemhaus faktordrei aus Detmold die adäquate Lösung: FileMaker.

Ideal im Bereich KMU lässt sich die Software ausgesprochen individuell anpassen und auf die Bedürfnisse der Unternehmen zuschneiden. Hinzu kommt, dass FileMaker Datenbanken flexibel editierbar sind. Sollen die vorliegenden Informationen in anderer Konstellation aufbereitet werden oder kommen Datengruppen hinzu, ist das mit dieser Lösung kein Problem. Zusätzlich lässt sich eine FileMaker Datenbank um verschiedene Funktionsmodule erweitern. Und für B&R Marketing Services besonders wichtig - FileMaker ist netzwerkfähig.

Am Anfang steht der Plan.

Nach einer ausführlichen Ist-Analyse durch die Fachleute von faktordrei ging es in die Planungsphase. "An dieser Stelle wird der Grundstein für das gesamte Projekt gelegt", erklärt faktordrei Mit-Geschäftsführer Vincent Kroll, der hauptsächlich für die Zusammenarbeit mit B&R Marketing Services verantwortlich ist. "Auch wenn FileMaker sehr flexibel ist, müssen in der Abstimmungsphase alle Kundenwünsche genau beachtet und teilweise in seinem Sinne noch weiter gedacht werden. Das entwickelte Konzept steht dann als Masterplan für das gesamte Projekt.

"Und Matthias Rogosch von B&R Marketing Services erklärt im Nachhinein: "Wir haben nicht alles eins zu eins vorgegeben. Manchmal hat man als Kunde eine Vorstellung davon, wie es laufen könnte und dann hat der Programmierer eine Idee, wie es mit weniger Aufwand deutlich besser funktioniert." Für die Abstimmung lassen sich beide Seiten dann auch etwas mehr als ein Jahr Zeit.

Als relevante Daten kristallisieren sich folgende Skills heraus:

  • Buchhaltung (Formulare erstellen, Rechnungs-,Gutschrifterstellung, Verrechnung von Lieferkosten)
  • Stammdatenverwaltung
  • Feedbackmanagement
  • Projektverwaltung

Der erste Härtetest.

Nach der Planungsphase ging es bei faktordrei weiter mit der Programmierung. Auch dieser Prozess verlief fließend und in konstanter Absprache mit B&R Marketing Services. Im Gegensatz zur theoretischen Vorbereitung konnten die praktischen Arbeiten wie die Erweiterung des vorhandenen Linux Servers um die FileMaker Datenbank und die Lizensierung der ersten fünf Clients, denen in Zukunft fünf weitere folgen sollen, erledigt werden. Danach wurden die als Excel Tabellen vorliegenden Kundendaten sauber aufbereitet in die neue FileMaker Datenbank integriert.

Als das Unternehmen eine Buchbinderei übernahm, konnte sich FileMaker sofort als zukunftsfähig beweisen. Die dort vorliegenden Kundendaten (ebenfalls aus FileMaker) wurden jetzt mit der eigenen Datenbank zunächst verknüpft und mittelfristig in das hauseigene System überführt. So konnte der neugewonnene Kundenstamm mit seiner gesamten Historie weiter betreut werden.

Das Projekt hat sich also bereits jetzt im laufenden Entstehungsprozess bewährt und als flexibel ausgezeichnet. Somit hat sich die Maßgabe, mit der Matthias Rogosch an die Sache heran gegangen ist, gänzlich erfüllt: „Wir hatten uns gewünscht, dass mit möglichst wenig Programmieraufwand ein möglichst effizientes Produkt herauskommt. Das ist in der Zusammenarbeit mit faktordrei gelungen.“

Kunde

B&R Marketing Services GbR
Ludwig-Erhard-Straße 8-10
32839 Steinheim

Partner

faktordrei GmbH
Niemeierstraße 12
32758 Detmold

Komponenten

  • Server
  • Software (FileMaker)

 

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