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Digitalisierte Unternehmensprozesse

Digitalisierung von Unternehmensdaten.

shetani digitalisiert Unternehmensprozesse – jetzt, dank ScanSnap iX500, auch im eigenen Haus. 

Unser Leben wird zunehmend digitalisiert – das betrifft die Musik, die Urlaubsfotos, den Radiosender, die Zeitung oder sogar das lexikalische Wissen. Unser Alltag findet mehr und mehr in der Welt der Bits und Bytes statt. Auch wenn manche Menschen noch romantisierend an analogen Medien hängen, so bringt diese Entwicklung enorme Vorteile für den Zugriff auf all diese Informationen mit sich.

Das wissen auch die Mitarbeiter der Digitalagentur shetani aus Wuppertal, die Unternehmen unterschiedlichster Branchen dabei unterstützen, ihre Abläufe und Strukturen zu digitalisieren. Dabei werden Prozesse analysiert und in ihre funktionalen Bestandteile zerlegt, um sie dann im nächsten Schritt als digitalen Vorgang umzusetzen. So kann zum Beispiel eine auf diese Weise optimierte Spesenabrechnung enorm Zeit sparen, indem der Mitarbeiter nicht mehr ein mehrseitiges Formblatt ausfüllen muss, auf dem eine Vielzahl für seine individuelle Abrechnung unnötiger Abfragen enthalten sind. Ein kontextgesteuertes, digitales Formular erkennt Relevanzen und fragt nur die Informationen ab, die im Einzelfall nötig sind.

Im eigenen Haus.

Als Beispiel für den Erfolg solcher Maßnahmen kann das Unternehmen selbst herangezogen werden. shetani hat seine gesamte Korrespondenz digitalisiert, um den Zugriff auf vielfältigste Informationen zu vereinfachen. Das gilt ebenso für die tägliche Korrespondenz, wie für die Buchhaltung und eine Reihe anderer struktureller Kommunikationsabläufe. Im Zentrum der Digitalisierung stand der ScanSnap iX500 von Fujitsu, mit dem sich Dokumente einfach, schnell und effektiv scannen lassen. Auf der Suche nach einem adäquaten Scanner stand der Apple Premium Reseller Comspot aus Neuss, bei dem man bereits alle in der Agentur eingesetzten Apple Computer gekauft hatte, mit fachkundiger Beratung zur Seite. Nach eingehender Analyse des Bedarfs wurde der ScanSnap iX500 als ideales Gerät für diesen Einsatz ausgemacht und bei shetani installiert.

Schnell und intelligent.

Bis zu 25 Blatt pro Minute und doppelt so viele Seiten kann das mit dem Red Dot Award ausgezeichnete Gerät bearbeiten. So konnten die Mitarbeiter der Agentur sogar neben dem Tagesgeschäft alle Schriftstücke, die sich in den letzten zwölf Jahren angesammelt haben, innerhalb weniger Wochen digitalisieren. Die in PDF-Dateien umgewandelten Dokumente wurden durch eine vorher detailliert überlegte Ablagestruktur auf einem Server gespeichert. Um die Auffindbarkeit einzelner Schreiben in der großen Menge an Dokumenten zusätzlich zu erhöhen, wurden die Dateien verschlagwortet.

Mit dem ScanSnap iX500 kein Problem, weil über seine Software vorher markierte Suchbegriffe in den Dokumenten aufgefunden werden. Überhaupt leistet der Scanner schon bei der Eingabe der Dokumente wertvolle Unterstützung: Ist ein Blatt zum Beispiel beidseitig bedruckt, wird es automatisch vorne und hinten gescannt, leere Blätter sortiert der ScanSnap selbstständig aus.

Durch die Digitalisierung müssen die Mitarbeiter von shetani nie wieder Dokumente aus den Aktenordnern im Keller suchen, sondern können einfach an ihren Computern, auf jedwede gespeicherte Informationen zugreifen. In dieser Form ist dann ein und dasselbe Dokument von mehreren Personen gleichzeitig einsehbar, ohne dass es wie bisher auf Papier kopiert werden muss. Um den Datenfluss trotzdem zu kanalisieren, wurden zur Sicherung der Informationen im Rahmen des Datenschutzes entsprechende Zugriffsrechte definiert.

Auch für das Finanzamt.

Nach einer Testphase war man bei shetani so sehr vom Potential des ScanSnap iX500 überzeugt, dass man einen Schritt weiter ging und die Vorgänge der Buchführung ebenfalls digital abbildete. Alle gedruckten Rechnungen und Belege werden nun gescannt und über die internetbasierte Plattform „Unternehmen online“ der Datev an den Steuerberater übermittelt. Es verlässt kein gedruckter Zahlungsnachweis mehr die Agentur aus Wuppertal. Sogar Barbelege können rechtskonform kontiert werden. Über die geräteeigene Software ScanSnap Receipt werden alle relevanten Informationen der Rechnung automatisch exzerpiert und digitalisiert.

Das Sparpotential, das durch diese Umstellung erreicht wurde, ist enorm. Es betrifft nicht nur die große Menge an gedrucktem Papier, sondern auch die Anzahl an versendeten Briefen wurde deutlich verringert. Schöner Nebeneffekt: durch die Reduktion beim Postversand wird ebenfalls die CO2 Bilanz verbessert. Das Hauptargument für die Einführung des ScanSnap iX500 ist und bleibt jedoch die Zeitersparnis – diese Zeit kann shetani für seine Kundenprojekte aufwenden. 

Kunde

shetani oHG
Güterstrasse 20
42117 Wuppertal

Komponenten

  • ScanSnap iX500.

 

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