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Stammdaten-Management

Das neue Gold.

Daten gelten gemeinhin als das neue Gold. Das Geschäftsmodell von Facebook wäre ohne gesammelte Informationen nicht vorstellbar. Nun müssen Unternehmen nicht gleich daran denken, das neue Facebook zu werden, aber dennoch lohnt es sich, Ressourcen in die Qualität der Stammdaten zu stecken.

Der Handwerksmeister um die Ecke oder der Inhaber eines Architekturbüros denken beim Thema Stammdaten wahrscheinlich an Adressdaten ihrer Kunden. Und Namen, Anschriften und Kontaktinformationen von Lieferanten oder Kunden sind zweifellos Beispiele für Stammdatensätze. Allgemeiner kann man Stammdaten aber auch als statische Grunddaten betrachten, die Informationen zu Dingen umfassen, die für den Betrieb wichtig sind. Dazu gehören Anschriften, aber auch Daten zu Produkten oder Materialien, die für die Produktion benötigt werden. In der Regel sind das alles Informationen, die wichtig für betriebliche Abläufe sind, sich aber selten verändern.

Korrekte Stammdaten heben die Effizienz und sind Basis für Digitalisierung.

Stammdaten existieren in Unternehmen an verschiedensten Stellen und in unterschiedlichen Ausprägungen. Und die Mehrzahl der mittelständischen Unternehmen in Deutschland stuft sich selbst im Stammdaten-Management als schlecht aufgestellt ein. Die Ursachen für Probleme sind meistens hausgemacht. Es fehlen oftmals eine Strategie oder einfachste Richtlinien für die Mitarbeiter, um die Datenqualität zu verbessern. Oder es laufen Systeme parallel, die teilweise redundante Aufgaben übernehmen und Informationen enthalten. Oder es dürfen zu viele wechselnde Mitarbeiter die Stammdatenpflege übernehmen. Das alles führt dann zu Problemen, die sich vielschichtig bemerkbar machen. Durch falsche Stammdaten verbringen Mitarbeiter mehr Zeit mit der Korrektur, erfassen fehlende Daten manuell oder müssen länger nach einer Information suchen. Ernstzunehmende Schätzungen gehen davon aus, dass sich bis zu fünf Prozent mehr Arbeitszeit gewinnen lässt, wenn die Datenqualität verbessert wird.

Beispiel Digital Commerce: Wer als Händler seine Produkte auf digitalen Marktplätzen anbieten will, braucht fehlerlose und stringente Stammdaten für die Produkte. Ohne eine passende EAN lassen sich beispielsweise Produkte meist gar nicht in den Katalog aufnehmen. Auch fehlende Abbildungen oder Detailinfos zu Produkten rächen sich, wenn die Infos in ein Shopsystem übergeben werden.

Beispiel Digitalisierung: Wer seinen Kunden umfangreichere Services bieten will oder Prozesse automatisieren, um Warte- und Bearbeitungszeiten zu reduzieren, muss sich auf die Qualität der Daten verlassen können. Verlässliche Stammdaten bilden oftmals die Basis für digitale Geschäftsmodelle und effizientes Marketing.

Ansätze für bessere Datenqualität.

Wenn ein Unternehmen feststellt, dass es um die Qualität seiner Stammdaten nicht zum Besten bestellt ist, macht sich rasch Aktionismus breit. Schnell werden weitere Tools und Dienste eingekauft, die versprechen, die Stammdaten zu verbessern und Fehler (mehr oder weniger automatisiert) zu korrigieren. Die Partner von CPN warnen vor solchen überhasteten Schritten. Denn erst eine umsichtige Planung und eine erkennbare Strategie beim Stammdaten-Management bringt langfristig Erfolge. So sollte es nach Möglichkeit nur ein führendes System geben, in das Stammdaten eingepflegt werden. Dieser zentrale Speicher beliefert dann weitere vom Unternehmen eingesetzte Lösungen mit den benötigten Informationen. Und zwar in der Form, wie sie für den geplanten Einsatzzweck optimal sind. Da hier über Schnittstellenproblematiken und Datenimporte nachgedacht werden muss, ist es für mittelständische Unternehmen angeraten, sich professionelle Unterstützung zu sichern. 

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