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Clouddienste

Die Cloud im Unternehmenseinsatz.

Viele Unternehmen haben bereits einen Teil ihrer Prozesse, Dateien und Anwendungen in die Cloud ausgelagert. Doch im Mittelstand steht das Thema erst noch auf der Agenda.

Die Nutzung der Cloud ist offenbar im Mittelstand angekommen. Zu diesem Schluss kam das Fachmedium Computerwoche Ende des Jahres 2015 und auch der Branchenverband Bitkom stellte in einer Kurzstudie fest, dass bereits jedes zweite Unternehmen Cloud-­Dienste nutzt. Was aber im Umkehrschluss bedeutet, dass auch noch jedes zweite Unternehmen nach dem Einstieg sucht oder gar nicht ­darüber nachdenkt. Der stark gewachsene und segmentierte Markt für Cloud-Lösungen macht die Entscheidung für ein Cloud-Angebot nicht gerade leichter.

Erst die Prozesse - dann die Lösung.

Es scheint keinen Service und keine Software mehr zu geben, die nicht auch in der Cloud verfügbar wäre. Die Produktbeschreibungen und Prospekte von Anbietern und Beratungsfirmen versprechen einen schnellen Einstieg und die Steigerung der Effizienz im Unternehmen. Und immer wieder taucht das gewichtigste Argument auf: Die Cloud reduziert dabei auch noch deutlich die Kosten. Die Vorteile gibt es tatsächlich, aber um sie auch genießen zu können, bedarf es vor allen ­Dingen zunächst einer Strategie. Das Zitat, das Thorsten Dirks, dem CEO der Telefónica zugeschrieben wird, trifft im übertragenen Sinne auch auf das Cloud-Computing zu: „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“ Ohne Planung für den Notfall kann die Auslagerung einer unternehmens­kritischen Anwendung in die Cloud teuer werden, wenn dadurch wichtige Aufträge nicht mehr bearbeitet werden können oder gar Schadensersatz durch Kunden auf das Unternehmen zukommt. Deswegen muss bei aller Begeisterung für die technischen Möglich­keiten zunächst gründlich überlegt werden, welche Prozesse und welche Dienste in die Cloud verlagert werden sollen. Vor allen Dingen aber auch, welche Vorteile dies bringen soll und was dies auf der Kostenseite bedeutet. In Kurzform: Erst der Prozess, dann die Umsetzung.

Eigene Cloud, Public Cloud oder ein Hybride?

Bereits bei der Definition der eigenen Prozesse und Ziele beim Gang in die Cloud ist zu überlegen, welche Daten und Informationen dort landen sollen oder dürfen. Dürfen beschreibt in diesem Zusammenhang einerseits die Compliance der externen Datenverarbeitung. Denn gerade bei der Verlagerung von personenbezogenen Daten einer natürlichen Person, in aller Regel also Privatkunden, hat der Gesetzgeber klare Grenzen gesetzt. Die zweite Dimension des „Dürfen“ umfasst die Fragestellung, ob es auch sinnvoll ist, den Prozess oder die Informationen in der Cloud zu verarbeiten. Wenn denn die Compliance dem nicht entgegensteht, spricht nichts dagegen, beispielsweise die Kundendatenbank zentral auf einem Server in der Cloud zu speichern. Oder wenn Vorsorge getragen wurde, dass der Geschäftsbetrieb auch dann weitergehen kann, wenn es zu Störungen kommt.

Je komplexer und größer das Unternehmen, desto anspruchsvoller wird auch der Gang in die Cloud. Ein kleines Medienbüro könnte etwa seine Buchhaltung in die Cloud auslagern. Statt der Lizenz-, Update- und Wartungskosten für eine Inhouse-Lösung werden dann monatliche Gebühren an den Anbieter gezahlt. Die Migration in die Cloud könnte so binnen weniger Tage abgeschlossen sein. Doch auch bereits bei einer solchen, auf den ersten Blick fast trivial erscheinenden Lösung sind etwa Themen wie Datensicherung, Ausfallsicherheit und auch Archivierung der Daten zu berücksichtigen. Anspruchsvoller wird es dann, wenn nicht nur eine Funktion oder einzelne Prozesse in die Cloud verlagert werden, sondern auch Hardware virtualisiert wird. Und richtig komplex ist ein solcher Schritt, wenn unterschied­liche physikalische Systeme in einer virtuellen Umgebung zusammengeführt werden, die dann wie ein System verwaltet wird. Stichwort Hyperkonvergenz. Das Knowhow, das notwendig ist, um ein solches Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen, übersteigt dann auch schnell das Wissen selbst erfahrener IT-Systemadministratoren und erfordert Spezialisten.

Buchhaltung as a Service.

Das Beispiel der Buchhaltung zeigt aber eine grundsätzliche Fragestellung, die auch größere Unternehmen beantworten müssen. Die Buchhaltung wird als Software as a Service zur Verfügung gestellt. Die Dienste stehen jedem zahlenden Kunden offen und liegen in einem direkt für sie erreichbaren Rechenzentrum. Das klassische Beispiel einer so genannten Public-Cloud. Nach diesem Prinzip arbeiten bekannte Dienste wie Dropbox, Google Drive, aber auch Anwendungen zur Bewältigung unterschiedlichster Aufgaben. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass sich der Betreiber um die gesamte Infrastruktur und deren Funktionsfähigkeit kümmert. Das ist indes auch der Nachteil, da das Unternehmen in diesem Fall ja lediglich Kunde ist. Es besteht kein Einfluss darauf, wie die Prozesse beim Dienstleister gestaltet sind und auch nur in seltenen Fällen eine Möglichkeit, den physikalischen Ort für die Speicherung und Verarbeitung von Daten zu bestimmen. Die Nutzung einer Public-Cloud basiert also in Teilen im Vertrauen in die Fähigkeiten des Anbieters. Diese Nachteile kompensieren größere Organisationen, indem sie die Cloud selbst betreiben. Entweder in einem eigenen Rechenzentrum oder aber über gemietete physikalische Einheiten im Rechenzentrum eines Anbieters. Wird eigene Hardware genutzt („On Premise“), ist das Unternehmen damit für den Betrieb und Wartung seiner Cloud selbst verantwortlich. Dieser Ansatz der „Private-Cloud“ bietet zugleich alle Freiheiten. Auf den physikalischen und virtualisierten Maschinen haben keine anderen Nutzer Zugriff. Und wo die Daten gespeichert und verarbeitet werden, bestimmt ebenfalls das Unternehmen selbst. Allerdings erfordert der Ansatz einiges an Fachkenntnissen. In der Praxis kommt es nicht ­selten vor, dass Mischlösungen eingesetzt werden.

Genau kalkulieren und unzählige Angebote nutzen.

Adobe und Microsoft gehören zu den bekanntesten Unternehmen, die ihre etablierten Lösungen in die Cloud migriert haben. Office 365 ist das Abomodell des bekannten Büropakets. Je nach gewählter Edition stehen damit nicht nur die bekannten Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Access und so weiter) als Online-Lösung zur Verfügung. Über das zentrale Lizenzmanagement dürfen die Programme dann auch auf Mac und PC installiert werden und das sogar parallel. Die Kosten sind einfach skalierbar. Pro Nutzer und Monat ist eine Gebühr zu bezahlen. Unternehmen, die sich länger binden, erhalten einen Preisnachlass. Für den mittelständischen Betrieb bis zu 200 Nutzern ist Office 365 fast ein Selbstläufer. Seit einiger Zeit bietet Microsoft auch die Option, die Dokumente ausschließlich in einem Rechenzentrum in Deutschland abzulegen. Wer aus Compliance-Gründen darauf Wert legt oder legen muss, kann dieses Angebot abschließen. Allerdings verlangt der Konzern hier einen höheren Tarif. Liegt die angepeilte Nutzerzahl deutlich über 200 Anwender, sind die Enterprise-Varianten von Office 365 die bessere Wahl. Allerdings ist das Lizenzgefüge hier deutlich komplexer und die Preise werden auch individuell mit Microsoft ausgehandelt.

Wer auf die Produkte von Adobe angewiesen ist, hat ohnehin kaum noch eine andere Wahl, als dem Hersteller in die Cloud zu folgen. InDesign, Photoshop oder Illustrator sind in aktuellen Programmversionen nur noch als Mietlösung über das Internet zu bekommen. Dabei stellt Adobe zwar Speicherplatz in der Cloud zur Verfügung, die Programme werden aber nach wie vor fest auf dem Mac des Nutzers installiert. Hat Adobe bisher zwischen den Produkten seiner ­­Creative- und Marketing-Cloud stark differenziert, befindet sich das Unternehmen derzeit auf dem Weg, beide Welten miteinander enger zu verzahnen, was für größere Unternehmen durchaus sinnvoll ist. Denn was über die Marketing-Cloud beispielsweise über Online-Vertriebskanäle in sozialen Netzwerken veröffentlicht wird, entsteht ja nicht selten mit einem Produkt von Adobe.

Salesforce bietet gerade dem Mittelstand mit den Modulen aus CRM, Marketing und Shop ein für den Vertrieb optimiertes Lösungsportfolio, das vollständig in der Cloud arbeitet. Der Zugriff erfolgt aber auch teilweise über Apps. Speziell auf die Bedürfnisse von kleineren Unternehmen und Händlern zugeschnitten gibt sich Enfore, hinter dem kein Unbekanner steckt. Marco Börries hat bereits im jungen Alter von 16 Jahren seine erste Firma gegründet, deren Produkt niemanden anderen als Microsoft herausforderte: Star Division, dessen Software Star Office die Grundlage für das durchaus bekannte und kostenfreie Office Paket LibreOffice bildet.

Augen auf bei der Cloud-Wahl.

Generell Vorsicht sollten alle Nutzer walten lassen, die vorhaben, sich kostengünstigen Speicherplatz in der Cloud anzulegen. Hier sollten Dokumente grundsätzlich besser verschlüsselt abgelegt werden. Das gilt gleichermaßen für Dropbox, Google Drive oder Onedrive, um die bekanntesten Beispiele zu nennen. Entweder wird die Verschlüsselung durch den Einsatz der Werkzeuge eines Drittherstellers (zum Beispiel Boxcryptor) umgesetzt. Oder es muss auf den beteiligten Rechnern ein verschlüsseltes Dateisystem angelegt werden. Mit etwas technischem Know-how kann mit Netzwerkspeichern (NAS Systeme, etwa QNAP, Synology, Western Digital) die gleiche Funktionalität umgesetzt werden – ohne, dass die Dateien physikalisch das Büro verlassen müssen.

Kurzum: Die Cloud offeriert viele Lösungen zu durchaus erschwinglichen Gebühren. Wenn es aber um mehr geht, als Standardsoftware zu ersetzen, ist es ratsam, sich von Fachleuten beraten zu lassen. Hier stehen deutschlandweit die CPN Partner mit umfangreichem Know-how zur Verfügung.

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