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Bring your own device

BYOD in kleineren Unternehmen.

Mitarbeitern zu erlauben, eigene technische Geräte für die Arbeit einzusetzen, kann die Arbeitszufriedenheit steigern und Kostenvorteile bieten - gerade auch für kleinere Unternehmen. Aus eigenem Interesse empfiehlt es sich für Firmen jedoch, potentielle Risiken im Vorfeld ausschließen.

In nicht wenigen Unternehmen wird das Konzept des „Bring Your Own Device" (BYOD) geschätzt. Es macht einfach mehr Spaß, seine Arbeit an einem Rechner zu erledigen, der auch privat gern genutzt wird. Damit trägt das Konzept zu einer größeren Zufriedenheit bei. Zugleich kann es auch die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter erhöhen. Statt nur für gelegentliche Dienstreisen extra ein Notebook anzuschaffen, wird dann der private Rechner eingesetzt. Das spart Kosten.

Bei der Umsetzung einer BYOD-Strategie sind zwei Problemkreise zu lösen, die eng miteinander verwoben sind.

1) Da ist einerseits die technische Integration. Wenn der Mitarbeiter gern mit seinem Windows-Tablet in einer Mac-Umgebung arbeiten will, müssen die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden. Das gilt natürlich auch im umgekehrten Fall.

2) Außerdem gilt es, einige rechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten, damit das Unternehmen nicht durch die Erlaubnis privater Geräte in Schwierigkeiten gerät.

Mögliche Sicherheitsrisiken minimieren.

Der Grundgedanke von BYOD liegt darin, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte mit in das Unternehmen mitbringen. Es wird sich also in erster Linie um mobile Computer handeln. Und es liegt in der Natur dieser Geräteklasse, dass diese leicht gestohlen werden können oder auch einmal unterwegs verloren gehen. Das ist beides bei klassischen Desktop-Rechnern eines festen Arbeitsplatzes nicht der Fall.

Deswegen ist es wichtig, darauf zu achten, dass sich Firmendateien nur verschlüsselt auf dem System befinden. Das gilt auch für externe Datenträger. Berücksichtigt werden muss auch der externe Zugriff auf interne Dateien im Unternehmen. Falls der Mitarbeiter unterwegs arbeiten möchte und dazu ein öffentliches WLAN nutzt, sollte die Verbindung mit den Servern im Unternehmen nur über eine gesicherte Verbindung erfolgen. Der verstärkte Einsatz von cloudbasierten Lösungen kann das Risiko minimieren, das mit dem einem Verlust des Geräts verbunden ist. Wo keine Firmendaten auf dem Rechner landen, können auch keine verloren gehen.

Trennung von beruflichen und privaten Dateien.

Unterschätzt wird oft die Aufgabe, die beruflichen und privaten Daten auf dem Gerät zu trennen. Denn auch wenn der Mitarbeiter ein privates Gerät nutzt, hat er das gleiche Recht auf Privatsphäre, wie bei der Arbeit an einem Firmencomputer. Es muss also ausgeschlossen werden, dass beispielsweise der Administrator Zugriff auf private Dateien des Nutzers erhält, etwa wenn der Computer sich mit dem Firmennetzwerk verbindet. Das trifft natürlich auch auf private Mails oder den Verlauf des Browsers zu. Denn bei einem Gerät im Rahmen von BYOD versteht es sich fast von selbst, dass der Mitarbeiter den Rechner nach Feierabend und am Wochenende intensiv privat nutzt. Eine Option kann darin bestehen, für berufliche und private Sphäre jeweils ein separates Benutzerkonto einzurichten. 

Lizenzen, Reparaturen und Kosten.

BYOD als Strategie muss freiwillig sein. Denn der Arbeitgeber stellt im Arbeitsrecht die Arbeitsmittel. Mitarbeiter, die also darauf bestehen, von der Firma einen Computer oder ein Smartphone gestellt zu bekommen, haben einen Anspruch darauf. Im Zusammenhang mit der Nutzung des privaten Geräts muss unbedingt die lizenzrechtliche Seite geprüft werden. So decken die Lizenzbestimmungen von Programmen, die der Nutzer installiert hat, möglicherweise eine betriebliche Nutzung nicht ab. Das kann ebenso teuer werden, wie eine Unterversorgung mit Lizenzen, falls das private Geräte nicht in Inventarisierung aufgenommen wurde.

Schließlich nutzt sich der private Gegenstand des Mitarbeiters ja im Laufe der Zeit ab. Wie soll dies geregelt werden? Was ist, wenn eine Reparatur notwendig wird? Übernimmt der Arbeitgeber diese anteilig? Zahlt er einen Ausgleich für die anteilige berufliche Nutzung des Geräts? In diesem Fall hat auch noch der Steuerberater ein Wort mitzureden, denn in diesem Fall erhält der Mitarbeiter einen geldwerten Vorteil, der zu versteuern wäre. Unsere CPN-Partner helfen Ihnen bei weiteren Fragen zum Thema BYOD gern weiter.

 

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