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Aufbewahrungsfristen

Das darf im Januar in den Schredder.

Das aktuelle Jahr nähert sich dem Ende, das große Aufräumen beginnt. Und wie in jedem Jahr stellen sich Unternehmer die Frage, welche Unterlagen und Dateien nun endlich auch aus dem Archiv verschwinden dürfen.

Grundsätzlich schreibt der Gesetzgeber vor, wie lange geschäftliche Unterlagen mindestens aufzubewahren sind. In der Praxis spielen nur zwei Aufbewahrungsfristen eine Rolle. Einmal ein Aufbewahrungszeitraum von sechs Jahren und einmal von zehn Jahren.

Vorsicht – wann die Frist zu laufen beginnt.

Wichtig zu wissen. Die Frist zur Aufbewahrung beginnt nicht automatisch nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Gezählt wird nach Ende des Kalenderjahres, in dem im Dokument die letzte Eintragung gemacht wurde.

Ein Beispiel: Der Geschäftsabschluss für das Jahr 2006 kann frühestens im Januar 2007 fertiggestellt worden sein. Die Frist beginnt also damit ab 1. Januar 2008 zu laufen. Somit dürfen Sie dann auch erst die Unterlagen nach Ablauf der zehn Jahre entsorgen. Das gilt sinngemäß auch für davor liegende Geschäftsjahre, falls der Abschluss entsprechend spät erfolgt ist.

Und nicht alles, was so aufbewahrt wird, muss auch aufbewahrt werden. Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sowie Handels- und Geschäftsbücher müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. 

Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen sind sechs Jahre zu archivieren. Der Betriebsprüfer möchte unter Umständen aber auch wissen, wie ein Unternehmen zu einer Kalkulation gekommen ist. Und das kann sich etwa in einer E-Mail verbergen. Bevor es zu unnötigen Diskussionen kommt, kann es sinnvoller sein, auch die Geschäftskorrespondenz gleich zehn Jahre zu archivieren.

Das kann jetzt weg.

Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine aus dem Jahr 2007 (oder davor) können ab 1. Januar 2018 entsorgt werden. 

Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte aber auch Betriebsprüfungsberichte und Jahresabschlusserklärungen und Kassenzettel, die aus dem Jahre 2011 oder davor erstellt worden, dürfen ebenfalls ab dem 1. Januar 2018 in den Schredder.

Zur Sicherheit mit dem Steuerberater sprechen.

Fehlen bei einer Betriebsprüfung Unterlagen, kann das unangenehm werden. Denn dann darf das Finanzamt schätzen. Und die Schätzung liegt in der Regel höher als die tatsächlichen Zahlen. Bevor jetzt also massenweise Unterlagen im Schredder landen, ist eine Nachfrage beim Steuerberater zu empfehlen. 

Eine Lösung für das Platzproblem – Digitalisieren.

In den meisten Unternehmen dürfte die Vernichtung von Geschäftsunterlagen aus der Notwendigkeit erwachsen, Platz zu schaffen. Werden Unterlagen digitalisiert und dabei die Regeln der GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eingehalten, kann das Papier entsorgt werden. Es wird also kostbare Lagerfläche gespart und trotzdem liegen die Unterlagen dann auch noch über einen längeren Zeitraum hinaus vor. 

Dazu notwendig ist ein leistungsfähiger Einzugsscanner. Je nach Umfang des Archivs kann die Anschaffung einer speziellen Software zur Dokumentenverwaltung nützlich sein. Diese schreibt der Gesetzgeber allerdings nicht vor. Wer also ein Ablagesystem entwickelt hat, das ihm dabei hilft, jederzeit ein Schriftstück wieder zu finden, braucht also nicht notwendigerweise ein solches Programm. 

Bei der Suche nach einem geeigneten Scanner sind die Partner aus dem CPN-Netzwerk behilflich.

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